Upphandling
Upphandlingar som görs inom offentlig verksamhet (kommuner, regioner och myndigheter) ska följa lagen om offentlig upphandling (LOU). Syftet med lagen är bland annat att gynna konkurrens för att stimulera till en bättre användning av samhällets resurser. Detta innebär att upphandlingarna ska göras affärsmässigt och med neutrala krav (opartiska) som inte leder till förutsägbar leverantör. Upphandlingarna ska annonseras på avsedda annonsplatser som vårdgivarna är anslutna till.
Upphandlingar där beloppet bedöms som ringa kan göras som så kallade direktupphandlingar och en beställning till lämplig leverantör görs direkt utan annonsering. Kravet på affärsmässighet och opartiskhet gäller på samma sätt som vid upphandlingar inom offentlig verksamhet.
En viktig del i upphandlingsprocessen är behovsanalysen och förarbetet till själva upphandlingen. Upphandlingsprocessen måste föregås av och grunda sig i en bra behovsanalys.
Frågor att ta upp i behovsanalysen kan vara:
- Behovet nu och några år framåt.
- Investeringen och dess kostnader över produktens livslängd.
- Användarens direkta behov avseende användbarhet, funktionskontroll och rengöring.
Avtal och kravspecifikation
Vid upphandling av en medicinteknisk produkt upprättas ett köpeavtal och en kravspecifikation för att undvika såväl ekonomiska risker som person- och miljörisker.
Förutom de baskrav som gäller för upphandling ska en kravspecifikation för medicintekniska produkter innehålla
- krav på att produkten är CE-märkt
- krav på rengörings- och desinfektionsmetoder
- andra specifika krav som användaren eller verksamheten har på produkten
- krav på produktgranskning
- krav på specifika funktioner
- krav på prestanda
- krav på dokumentation
- krav på hänvisning till tillämpliga standarder
- krav på leverantörens åtaganden och förmåga.
Följande frågor bör också beaktas inför eller tas med i kravspecifikationen:
- Är produkten lämplig för den ändamålsenliga användningen?
- Är produkten lämplig för maskinell rengöring och desinfektion, till exempel termisk metod?
- Vilka rengörings- och desinfektionsmedel tål produkten?
- Går utrustningen att använda tillsammans med nuvarande eller annan planerad utrustning?
- Vilken utbildning och fortbildning för användare och medicinteknisk personal planeras eller finns?
- Vad finns det för resurser för förebyggande underhåll och akut service?
- Har all berörd personal fått tillfälle att lämna synpunkter?
- Uppfyller produkten alla relevanta krav som kan ställas?
- Vad tror man om företaget/företagen? Har det/de ett långsiktigt engagemang?
- Är funktionskontrollen automatisk och enkel att genomföra?